Manuale GestiGAS
Progetto e3g, Software gestionali per l'economia solidale
Aggiornato alla data del (vedere in calce al documento)
La versione più recente di questo manuale si trova on-line all'indirizzo
http://wiki.progettoe3g.org/index.php?title=Manuale_GestiGAS
Copyright © 2003-2012
Andrea Piazza http://www.andreapiazza.it
Marco Munari http://www.marcomunari.it
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Abstract
Contents
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Introduzione
Premessa
Il software per la gestione dei Gruppi di Acquisto Solidali GestiGAS è un'applicazione basata sul web: ciò significa che viene fatta funzionare all'interno di un comune browser web, ovvero quel programma che si usa per navigare nei siti. Nonostante questo, l'aspetto estetico di GestiGAS assomiglia più ai normali programmi per computer che ai siti web; infatti, l'interfaccia attraverso la quale si vedono i dati e si impartiscono i comandi è composta da:
- un menu con diversi comandi nella parte alta dello schermo, in cui la prima voce è sempre "HOME" per ritornare al punto iniziale, e subito sotto "Esci..." per uscire dal gestionale
- finestre che si aprono in corrispondenza di determinati comandi; per chiuderle è in genere necessario premere un bottone rappresentato da un'icona a X grigia e posizionato in alto a destra
- bottoni, barre di bottoni, campi da compilare e altri elementi tradizionali
La risoluzione minima consigliata per non dover continuamente utilizzare le barre di scorrimento è di 1024 x 768 pixel; allargare a tutto schermo la finestra del browser.
Avvio di GestiGAS
L'indirizzo iniziale al quale collegarsi per fare uso del software GestiGAS, dipende da dove è stato installato e come è stato configurato il programma dall'amministratore; generalmente è del tipo
dove "nomedominio" e "prefissogas" sono chiaramente da sostituire con parametri validi forniti dall'amministratore di GestiGAS.
Livelli di accesso
I livelli di accesso a GestiGAS sono 6 (3+3) e ad ognuno di essi corrisponde una differente attribuzione di permessi:
- Utente: è la singola persona o famiglia che aderisce al Gruppo di Acquisto Solidale ed utilizza GestiGAS può effettuare i propri ordini periodici
- Referente: è un normale Utente con in più i permessi per amministrare uno o più fornitori del GAS
- Amministratore: è colui che tiene sotto controllo tutto il sistema ed i suoi poteri (e responsabilità) sono molto ampi
Ci sono poi anche i livelli:
- Ospite (in via di sviluppo): può entrare nel programma ma non può effettuare ordini; l'amministratore decide che cosa può vedere l'ospite: solo i fornitori, anche il listino articoli, ma senza i prezzi, oppure anche i prezzi, e così via
- Super-amministratore (in via di sviluppo): è una figura che compare nel caso di gestione multi-GAS ed ha il ruolo di supervisore globale del sistema
- Super-referente (in via di sviluppo): anche questo entra in gioco nel caso di gestione multi-GAS ed ha il ruolo di referente globale nei confronti dei fornitori condivisi tra più GAS
- Nel resto del manuale verrà usato il termine "fornitore" per riferirsi indistintamente sia ai produttori che ai fornitori o distributori, così come verranno considerati sinonimi i termini "articolo" e "prodotto".
Manuale ad uso dell'Utente
L'Utente è la singola persona o famiglia che aderisce al Gruppo di Acquisto Solidale ed attraverso il software GestiGAS può effettuare i propri ordini periodici.
Come registrarsi
- Questo bottone potrebbe non essere presente se l'amministratore decide di non permettere la richiesta automatica di registrazione; in tal caso occorre contattarlo direttamente e chiedergli la crazione manuale di un account a proprio nome.
Dopo il clic sul bottone "Inizia adesso a creare un nuovo account" appare una pagina in cui vengono richiesti indirizzo e-mail (da scrivere due volte per avere garanzia di non commettere errori), nome, cognome e uno spazio per un commento libero (ad esempio: ...sono quella persona che vi ha conosciuto al banchetto di domenica ed avevo richiesto di aderire al GAS).
A questo punto facendo clic sul bottone "Richiedi nuovo account":
- un messaggio e-mail di conferma contenente la password di accesso verrà spedito al vostro indirizzo, ma ancora non la potrete utilizzare perchè inattiva
- il coordinatore/amministratore del GAS verrà informato a mezzo e-mail della vostra richiesta e provvederà ad abilitarvi
- un messaggio e-mail di avviso verrà spedito al vostro indirizzo di posta elettronica per informarvi dell'avvenuta abilitazione
- da questo momento potrete utilizzare i vostri indirizzo e-mail e password per farvi riconoscere ed accedere a GestiGAS
Sarete poi liberi di completare il vostro profilo con gli altri dati personali (indirizzo, telefono, ecc.) che dovessero risultare necessari ai fini gestionali.
Password dimenticata
In ogni caso è inutile contattare l'amministratore o altri soggetti, in quanto la password viene memorizzata in modo nascosto (criptato) nell'archivio ed è impossibile per chiunque recuperarla; l'unico modo per risolvere è richiederne una nuova seguendo la procedura indicata qui sopra.
Come fare l'ordine
- Listino Articoli: contiene l'elenco degli articoli attualmente ordinabili
- Lista della Spesa: contiene l'elenco degli articoli che abbiamo in ordine
- Articoli in consegna: contiene l'elenco degli articoli già ordinati (relativi ad ordini chiusi) ed in elaborazione da parte dei referenti
- Note all'ordine: possibilità di lasciare note personali per l'ordine in corso
- Se al momento non è attivo alcun ordine, allora il listino articoli rimane vuoto e non è possibile aggiungere niente alla nostra lista della spesa.
Spostarsi nella pagina Listino Articoli e scorrere l'elenco alla ricerca degli articoli da ordinare. E' possibile restringere l'elenco utilizzando il pannello di ricerca, ovvero scegliendo di visualizzare un solo fornitore, oppure una sola categoria di articoli oppure una sola sottocategoria, oppure solo articoli che nella descrizione contengano una determinata parola: compiere la selezione e poi premere il tasto "Filtra listino articoli"; per tornare all'elenco globale premere il tasto "Mostra tutto".
Una volta selezionata la riga contenente l'articolo interessato, è possibile leggere maggiori dettagli più sotto ed aggiungerlo alla nostra lista della spesa premendo il tasto a destra "Aggiungi", dopo aver eventualmente modificato la quantità proposta nel campo poco sopra.
Passando alla pagina Lista della Spesa possiamo controllare ed eventualmente modificare gli articoli in ordine. Prima di ogni operazione è sempre necessario selezionare la riga interessata e poi in alternativa:
- modificare la quantità premendo il tasto "Aggiorna"
- eliminare del tutto quell'articolo premendo "Elimina riga"
- cancellare l'intera lista della spesa premendo e confermando "Elimina TUTTO..."
- stampare quale promemoria, ovvero esportare come PDF, la lista della spesa premendo "Esporta come PDF..."
- esportare come foglio elettronico la lista della spesa premendo "Esporta come CSV..."
- farsi inviare la lista della spesa nella propria casella di posta elettronica
Una riga in alto ci ricorda in ogni momento l'entità del nostro ordine (numero di articoli ed importo totale di spesa).
Nella vista dettaglio in basso, è possibile notare la situazione relativa a quegli articoli ordinati a cartoni composti da più confezioni: potrebbero mancare ancora alcuni pezzi al completamento del cartone, oppure esserci del surplus. Regolarsi di conseguenza.
Compilata la nostra lista della spesa non bisogna far altro che attendere il termine del periodo d'ordine (evidenziato in alto): da quel momento i referenti inizieranno a generare l'ordine collettivo da inviare ai fornitori. Prima della scadenza, abbiamo sempre la possibilità di ritornare nel programma per controllare ed eventualmente modificare gli articoli in ordine, come già spiegato sopra.
Ordinare senza rimanere collegati ad internet
Nella pagina iniziale di GestiGAS compare sulla destra un bottone chiamato "Esporta listino..." premendo il quale si entra in una pagina in cui è possibile esportare il listino degli articoli ordinabili nel formato standard PDF; un file PDF si può sia stampare che inviare in allegato tramite posta elettronica.
Nella stessa finestra che compare, si può eventualmente limitare l'esportazione ad una certa categoria, ad una sola sottocategoria, ad un solo fornitore, oppure ai soli articoli ordinabili in quel momento; si può usare uno o più filtri, oppure anche nessuno per esportare il listino completo; premere infine uno dei due bottoni sotto:
-
con Esporta come PDF verrà creato e avviato per il download un file in standard PDF;
-
con Esporta come CSV (foglio elettronico) viene creato e avviato per il downlaod un file nel formato standard CSV (*) ovvero leggibile da qualsiasi foglio elettronico come LibreOffice, Gnumeric oppure Microsoft Excel.
Dopo aver stampato il listino si può uscire dal programma e ci si può scollegare da internet; segnarsi sul foglio di carta gli articoli desiderati ed entro la scadenza d'ordine ritornare a collegarsi al sito per inserire gli articoli scelti tramite la normale procedura (Come fare l'ordine).
La stessa funzione di esportazione si ottiene anche dal menu "Articoli | Esporta listino".
(*) campi separati da virgole
Come modificare il proprio profilo
- Filtro ingredienti (in via di sviluppo) ne attiva la visualizzazione nella finestra degli ordini e del listino articoli; grazie ad esso è possibile escludere tutti quelli contenenti determinati ingredienti, tipicamente quelli a cui siamo intolleranti o allergici. E' possibile impostarne alcuni in modo predefinito nel campo seguente.
- N. righe tabelle consente di specificare il numero di righe visualizzate in ogni pagina nelle griglie; l'impostazione predefinita è 10 righe.
- Per cambiare la password occorre scriverla due volte; se invece non si desidera cambiarla, potrebbe succedere di trovare già precompilato il primo campo "Nuova password": in tal caso cancellare gli eventuali caratteri presenti.
Manuale ad uso del Referente
Il Referente è un normale Utente con in più i permessi per amministrare uno o più fornitori del GAS. I suoi compiti sono:
- inserire e mantenere aggiornato il listino degli articoli relativi al proprio fornitore/i (prima dell'apertura di un periodo d'ordine)
- definire le date di apertura e chiusura degli ordini
- integrare/modificare le quantità richieste dagli utenti, soprattutto allo scopo di completare i cartoni composti da un numero definito di confezioni (dopo la chiusura di un periodo d'ordine)
- generare l'ordine cumulativo come somma dei singoli ordini degli aderenti al GAS
- inviare il documento di ordine al fornitore
- modificare prezzi e/o quantità degli articoli in consegna
- tenere aggiornati i dati del proprio fornitore
Per le modalità di come effettuare il proprio ordine, riferirsi al manuale del normale utente.
Come caricare/modificare gli articoli
Accedere alla finestra da "Articoli | Listino articoli".
Per caricare un nuovo articolo premere il primo bottone della barra degli strumenti in alto (Inserisci un nuovo elemento): i campi sotto la griglia vengono svuotati per poter accogliere i dati del nuovo articolo; solo quelli in grassetto sono obbligatori; fornitore e categoria vengono riproposti uguali al precedente articolo per velocizzare eventuali caricamenti ripetuti.
In "Codice" il programma propone un codice univoco, lasciarlo così se non interessa la gestione dei codici, oppure modificarlo subito perchè in seguito non lo si potrà più fare. Scrivere descrizione e prezzo dell'articolo, e selezionare il giusto fornitore, mentre per gli altri campi leggere l'esatto significato più sotto.
Al termine, confermare l'operazione di inserimento premendo il secondo bottone con l'icona del dischetto (Conferma e memorizza), oppure annullare premendo il terzo con l'icona della freccia gialla (Annulla l'operazione).
Per modificare i dati di un articolo già presente occorre prima spostarsi su di esso mediante i bottoni avanti/indietro presenti sulla barra degli strumenti in alto, oppure facendo clic sulla griglia se questo già vi compare. Una volta selezionato effettuare la modifica dei dati (il codice non è modificabile) e poi confermare l'operazione premendo il secondo bottone con l'icona del dischetto (Conferma e memorizza), oppure annullare premendo il terzo con l'icona della freccia gialla (Annulla l'operazione).
Per eliminare un articolo premere il quarto bottone con l'icona della X rossa (Elimina l'elemento corrente) dopo averlo selezionato come per la modifica.
Per eliminare temporaneamente un articolo, ad esempio perchè non disponibile, disabilitarlo utilizzando il campo stato visualizzato sulla destra del codice (modificare il campo stato da abilitato a disabilitato).
Significato di alcuni campi:
- Stato: se diverso da "Abilitato" allora l'articolo viene comunque elencato nel listino, ma non tra gli articoli ordinabili; utile per quegli articoli momentaneamente non disponibiili, ma che magari torneranno ad esserlo
- Peso/Volume e Unità di misura: servono per la visualizzazione dei prezzi al Kg (o al litro, all'etto, ecc.), per un confronto rapido tra più articoli simili; occorre scrivere la quantità presente nella confezione dell'articolo considerato ed espressa nell'unità di misura da selezionare nel campo successivo
- Pezzi per cartone è il numero di singole confezioni di cui è composto l'imballo ordinabile dal fornitore; questo numero non influenza l'ordine dell'utente, ma solo la composizione dell'ordine globale
- Ingredienti: sono da elencare separati da virgole se intendiamo fornire anche questa informazione agli utenti; risulta essere un campo assolutamente necessario per quelle persone che presentano intolleranze o allergie nei confronti di determinate sostanze: infatti, grazie ad un filtro (la cui visualizzazione è da attivare nei propri dati personali) è possibile escludere tutti quegli articoli che comprendono determinati ingredienti
Significato dei campi presenti nel riquadro "Ordine utente":
- Quantità solo multipla di [pezzi] modificare la quantità predefinita "1" se si desidera che l'utente possa ordinare solo multipli di una data quantità
- Quantità minima [pezzi] rappresenta il numero minimo di singoli pezzi che può ordinare l'utente
Esempio di compilazione A: sacchetto di farina da 1 Kg ordinabile singolarmente dal fornitore
- Pezzi per cartone = 1
- Utente: ordine mult. di (pz) = 1
- Utente: ordine min. (pz) = 1
Esempio di compilazione B: cartone da 12 confezioni di pasta da 500 gr l'una con obbligo per l'utente di prenotare il cartone completo
- Pezzi per cartone = 12
- Utente: ordine mult. di (pz) = 12
- Utente: ordine min. (pz) = 12
Esempio di compilazione C: flacone da 2 lt di detersivo liquido, ordinabile dal fornitore in cartoni di 12; non si vuol costringere l'utente ad ordinare l'intero cartone, ma per facilitare la composizione dell'ordine globale, cioè il completamente dei cartoni al fine di minimizzare o annullare la giacenza, si vuole obbligare gli utenti ad ordinare solo multipli di 4 pezzi
- Pezzi per cartone = 12
- Utente: ordine mult. di (pz) = 4
- Utente: ordine min. (pz) = 4
Come aggiornare i dati dei fornitori
I fornitori vengono caricati in archivio dall'amministratore il quale li assegna poi ai referenti. Ogni referente può gestire più di un fornitore.
Per aggiornare i dati dei fornitori, accedere alla finestra di gestione dal menu "Anagrafiche | fornitori" e poi selezionare il fornitore interessato aiutandosi con i tasti freccia di navigazione presenti nella barra degli strumenti in alto. Procedere poi con la modifica e confermare l'operazione premendo il secondo bottone con l'icona del dischetto (Conferma e memorizza), oppure annullare premendo il terzo con l'icona della freccia gialla (Annulla l'operazione).
Nota: come per gli articoli, il codice non può essere modificato.
Come generare l'ordine cumulativo per il fornitore
Alla chiusura di un periodo d'ordine, durante il quale gli utenti hanno avuto la possibilità di scegliere gli articoli da acquistare, il referente deve poter generare l'ordine cumulativo da inviare al fornitore, avendo magari la possibilità di controllare e, se necessario, modificare qualche dettaglio.
Le singole operazioni da eseguire sono le seguenti:
- Verificare la situazione dell'ordine globale (come somma dei singoli ordini degli utenti)
- Verificare il dettaglio dei singoli ordini con possibilità di modificare/integrare alcune quantità: questa operazione è fondamentale quando si concede agli utenti l'ordine di quantità inferiori a quelle che compongono un cartone
- Generare l'ordine cumulativo per il fornitore, da stampare e/o inviare come allegato di posta elettronica
Verifica ordine globale
Passare nell'interfaccia di amministrazione ("HOME | Amministra") e da qui utilizzare il bottone "Ordine globale", oppure la voce di menu "Ordini | Ordine globale". Si aprirà una finestra composta da alcune informazioni riassuntive sull'ordine (utenti, fornitori, articoli, importo, ecc.), da un pannello filtro e da alcune pagine sovrapposte.
Spesa per UTENTE è la prima di queste pagine e mostra proprio l'entità degli ordini dei singoli utenti relativamente agli articoli dei fornitori di cui si è referenti. Sulla destra vi sono varie colonne con il dettaglio delle quantità.
Nella pagina successiva Spesa per FORNITORE possiamo invece controllare gli ordini cumulativi che verranno generati per i fornitori.
In Spesa per ARTICOLO vi è il dettaglio dell'ordine complessivo a livello di articoli, con una colonna indicante il fornitore; sotto vi è invece la griglia degli utenti ordinanti il singolo articolo selezionato.
Con il filtro in alto abbiamo la possibilità di restringere l'elenco dei dati visualizzati, per esempio di un solo utente, o di un solo fornitore oppure di una sola categoria o sottocategoria di articoli. Per ritornare nella vista globale basta premere il bottone "Mostra tutto".
Verifica/modifica singoli ordini
Se NON abbiamo concesso agli utenti di ordinare quantità inferiori a quelle che compongono un cartone, allora possiamo passare direttamente alla fase successiva per la generazione dell'ordine cumulativo.
In caso contrario questa fase è determinante: nella pagina Spesa per ARTICOLO viene infatti riportato il numero di cartoni da richiedere al fornitore in base ai singoli pezzi ordinati dagli utenti e al numero di pezzi che compongono il cartone, e, appena più a destra, il surplus dei pezzi ovvero il numero di confezioni che GestiGAS aggiunge automaticamente per completare i cartoni parziali.
In assenza di interventi, non essendo questo surplus assegnato a nessuno, rimarrà in carico nel magazzino del GAS. Se si vuole evitare ciò, occorre distribuire (o spalmare) questi pezzi in eccesso tra gli utenti ordinanti e per farlo si utilizza la griglia sotto.
Vediamo come:
- conviene anzitutto restringere l'elenco di visualizzazione col filtro in alto, esaminando e selezionando un solo fornitore, categoria e sottocategoria per volta
- selezionare un singolo articolo (quelli con quantità in surplus vengono evidenziati in rosso)
- controllare nella griglia sotto le righe degli utenti che hanno ordinato l'articolo considerato
- selezionare uno degli utenti che si desidera modificare
- utilizzare gli strumenti a destra (campo "Quantità" e bottone "Aggiorna quantità") per modificare la quantità della riga selezionata, andando ad aggiungere (o se necessario togliere) qualche pezzo
Ripetere il ciclo di operazioni sopra finchè si saranno assegnati tutti i pezzi in surplus, cosa verificabile osservando nuovamente la prima dle due griglie; le nostre modifiche alla quantità vengono memorizzate a parte per cui è sempre possibile vedere e ripristinare la quantità originariamente richiesta dall'utente.
Se fosse necessario assegnare parte (o tutto) il surplus ad un nuovo utente che non lo ha già in ordine, si devono usare i campi più in basso: scegliere l'utente in "Nuovo ordinante", poi assegnare la quantità col bottone poco più a destra.
Se fosse necessario aggiungere un nuovo articolo, anzichè modificare la quantità di uno già presente, allora basta passare all'ultima pagina Listino articoli: qui il funzionamento è simile a quando facciamo l'ordine per noi stessi, con la variante che l'articolo viene aggiunto all'utente visualizzato nell'apposito campo sotto "Quantità", e che corrisponde a quello selezionato nella pagina precedente Spesa per ARTICOLO.
Generazione ordine cumulativo per fornitore
Dall'interfaccia avanzata di amministrazione premere il bottone "Estrai ordine fornitore" oppure utilizzare la voce di menu "Documenti | Estrai ordine fornitore".
Nella finestra che si apre selezionare il fornitore interessato (per quei referenti che ne gestiscono più di uno), controllare il dettaglio dell'ordine sotto, compilare la data del documento d'ordine e infine premere il bottone "Estrai ordine fornitore...".
Verrà creato (e memorizzato in archivio) un documento di ordine che è possibile vedere/stampare/salvare sul proprio computer anche immediatamente premendo il tasto "Esporta ordine come PDF..." che appare subito dopo la creazione. L'ordine nel documento è raggruppato per articolo, ma lo si può anche visualizzare dettagliato per utente, utile quando il fornitore è disponibile a prepararci la consegna già suddivisa per singolo utente; in tal caso passare alla gestione documenti come spiegato nel capitolo seguente.
In ogni caso, anche in momenti successivi, è possibile visualizzare e stampare il documento appena generato: accedere alla gestione documenti (comando di menu "Documenti | Gestione doc."). Basta selezionare nella griglia il documento d'interesse e poi fare clic sul bottone in basso "Esporta come PDF..." oppure "Esporta foglio elettronico"; spuntare eventualmente l'opzione "Visualizza dettaglio articoli per utente" se si desidera che le righe dell'ordine siano dettagliate per utente.
In alternativa alla creazione del documento di ordine, è possibile eliminare i singoli ordinativi degli utenti con l'apposito bottone "Elimina ordine...".
Modifica PREZZI articoli in consegna
Abbiamo creato il documento di ordine cumulativo, l'abbiamo fatto avere al fornitore e questi ci ha inviato la merce.
Capita molto spesso che i prezzi degli articoli presenti in GestiGAS non corrispondano esattamente a quelli che poi ci si ritrova nelle fatture di consegna del fornitore; o a causa di arrotondamenti, dell'IVA, oppure perchè è stato applicato uno sconto ed eventualmente anche delle spese di trasporto. Altre volte può invece essere necessario modificare il prezzo di un singolo articolo. Per far fronte a queste situazioni in modo che i documenti di consegna agli utenti riportino con precisione i prezzi effettivi, abbiamo a disposizione la funzione di "Modifica prezzi articoli in consegna" (dal menu "Documenti").
La relativa finestra si apre con un filtro col quale è possibile selezionare un solo fornitore ed eventuali categorie; più sotto abbiamo la griglia di tutti gli articoli in quel momento pronti per la consegna. A questo punto abbiamo due possibilità: modificare il prezzo di tutti gli articoli o di uno solo, quello selezionato.
Modifica prezzi di TUTTI gli articoli
In genere ci si riferisce ad un solo fornitore, quindi dopo averlo selezionato ed applicato il filtro si controlla l'elenco di tutti gli articoli in consegna ed i dati riassuntivi visualizzati sotto: numero di articoli, importo totale originale, variazione e nuovo importo.
A questo punto è possibile:
- Suddividere un importo (da specificare nell'apposito campo) in modo proporzionale tra tutti gli articoli (opzione utile nel caso di uno sconto o di spese di trasporto specificate come importo fisso)
- Applicare una variazione percentuale al prezzo di ogni articolo (specificare la percentuale nell'apposito campo)
- Applicare una variazione assoluta al prezzo di ogni articolo (l'importo specificato viene aggiunto al prezzo di ogni articolo)
- Ripristinare i prezzi originali
Compiere la propria scelta, specificare l'importo poi premere il bottone "Esegui modifica".
Modifica prezzo di UN SOLO articolo
Selezionare l'articolo nella griglia in alto, sotto passare alla pagina "Modifica prezzo articolo selezionato", controllare i dati visualizzati, utilizzare l'apposito campo per specificare il nuovo prezzo, poi premere il bottone "Esegui modifica".
Modifica QUANTITA' articoli in consegna
Capita molto spesso che gli articoli che ci consegna il fornitore, non corrispondano esattamente con le quantità da noi richieste, o a causa di errori/disguidi, oppure perchè qualcosa può risultare indisponibile od altro. Per far fronte a queste situazioni in modo che i documenti di consegna agli utenti riportino con precisione le quantità effettive, abbiamo a disposizione la funzione di "Modifica quantità articoli in consegna" (dal menu "Documenti"), analoga della precedente "Modifica prezzi articoli in consegna".
La relativa finestra si apre con un filtro col quale è possibile selezionare un solo fornitore ed eventuali categorie; più sotto abbiamo la griglia di tutti gli utenti con tutti gli articoli in quel momento pronti per la consegna. Selezionare quello interessato, poi più sotto specificare la quantità effettivamente disponibile, ed infine premere "Esegui modifica".
Consegna degli articoli agli utenti
Dopo che i singoli utenti hanno ordinato in GestiGAS, che l'ordine cumulativo è stato inoltrato al fornitore, che questi ci ha fatto avere la merce richiesta, che noi referenti abbiamo eventualmente modificato quantità/prezzi, non ci resta che preparare la consegna agli utenti.
In questa fase GestiGAS ci è di aiuto con la creazione di appositi documenti; a tale scopo utilizzare la voce di menu "Documenti | Consegna articoli all'utenti".
Nella finestra che si apre selezionare un utente per volta (in alto a sinistra), controllare il suo ordine nella griglia sottostante e poi premere il bottone "Apri consegna...". Con questa operazione viene generato un nuovo documento, per il momento ancora vuoto, per la consegna degli articoli all'utente selezionato.
A questo punto si può procedere in due modi distinti:
- premendo il bottone in alto "Consegna tutti gli articoli...", per consegnare con un'unica operazione tutti gli articoli in ordine (modo valido se è arrivato tutto quanto l'utente aveva ordinato);
- selezionando gli articoli uno alla volta, riga per riga, e, per ognuno di essi, premendo il bottone in basso a destra "Consegna articolo selezionato". In quest'ultimo caso è possibile modificare, prima di premere "Consegna articolo selezionato" la "Quantità in consegna" rispetto alla "Quantità ordinata" (modo valido se non è arrivato - e quindi non è disponibile - tutto quanto l'utente aveva ordinato). Notare che è anche presente un'opzione "Chiudi riga" il cui significato è il seguente: se la quantità non disponibile non lo sarà nemmeno nell'immediato futuro, allora occorre spuntare questa opzione per considerare chiusa la riga; se invece si prevede che il fornitore consegnerà in un secondo tempo le quantità ora non disponibili, allora togliere il contrassegno per fare in modo che la richiesta della quantità rimanente rimanga valida e che si possa generare in seguito un ulteriore documento di consegna.
Notare che quando occorre modificare alcune quantità di articoli in consegna (modo 2) è anche possibile utilizzare la funzione già spiegata in precedenza: "Modifica quantità articoli in consegna".
In questa fase è anche visibile il bottone "Notifica disponibilità articoli..." mediante il quale è possibile inviare un messaggio di posta elettronica all'utente per avvisarlo della disponibilità della merce che aveva ordinato.
Al termine delle operazioni di consegna degli articoli premere il bottone in alto "Chiudi Consegna..." che sarà comparso al posto del bottone "Apri consegna..." (in alto a sinistra).
E' possibile visualizzare e stampare il documento appena generato accedendo alla gestione documenti (comando di menu "Documenti | Gestione doc."). Basta selezionare il documento d'interesse e poi fare clic sul bottone in basso "Esporta come PDF...".
Nella finestra di consegna è presente anche un altro utile bottone: "Esporta griglia Utenti/Fornitori" (nel formato PDF), da utilizzare prima di preparare i documenti di consegna. Con un clic verrà creata una griglia con la situazione completa di tutti gli utenti con i rispettivi importi da pagare per ogni singolo fornitore.
Altre funzioni
Invio messaggi email
Allo scopo, richiamare il comando "Invio email..." presente nel menu "Strumenti", selezionare il tipo di destinatario, compilare i campi oggetto e corpo del messaggio e premere il bottone in alto a sinistra "Invia messaggio".
Considerare che un invio globale verso molte decine di destinatari potrebbe richiedere un tempo considerevole.
Manuale ad uso dell'Amministratore
L'Amministratore è colui che tiene sotto controllo tutto il sistema, i suoi poteri (e responsabilità) sono molto ampi.
Per le modalità di come effettuare il proprio ordine, riferirsi al manuale del normale utente.
Cose da fare inizialmente
Ecco l'elenco delle cose da fare subito dopo la prima installazione di GestiGAS (leggere nel seguito del manuale come eseguire le singole operazioni):
- Entrare con l'account dell'amministratore predefinito ovvero con e-mail: admin@admin.it e password: admin
- Andare immediatamente nel menu "Anagrafiche | Dati personali" per impostare il proprio indirizzo e-mail corretto ed una password di sicurezza per l'accesso
- Passare nell'interfaccia di amministrazione facendo clic sul primo bottone in alto "Amministra"
- Dal menu "Anagrafiche | Utenti" aggiornare i dati del referente e dell'utente predefiniti, oppure eliminarli (per visualizzarli bisogna utilizzare il filtro "Anche disabilitati")
- Caricare i singoli fornitori del GAS dal menu "Anagrafiche fornitori" (controllare nella sezione del referente come fare)
- Invitare gradualmente gli altri referenti e gli aderenti al GAS a richiedere un account di accesso (controllare più sotto come farlo)
- Assegnare i fornitori ai rispettivi referenti dal menu "Anagrafiche | Referenti/Fornitori"
- Invitare i referenti a caricare gli articoli dei rispettivi fornitori
- Assegnare ad ogni fornitore i rispettivi periodi d'ordine
Configurazione del programma
- Login: mostra richiesta account: visualizza o meno nella finestra iniziale di login il tasto che offre la possibilità ai visitatori di richiedere un account per accedere al software, premendo il quale arriverà una notifica all'amministratore con invito ad abilitare l'inserimento; lasciar il tasto nascosto quando l'inserimento degli utenti deve avvenire esclusivamente ad opera dell'amministratore
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Gestione mailing-list: ignorare in quanto si tratta di una funzione sperimentale ed attualmente in via di sviluppo
- Gestione luoghi di consegna: attiva o meno la gestione dei luoghi di consegna, ovvero la scelta da parte degli aderenti al GAS del luogo di preferenza dove ritirare gli articoli ordinati; lasciare disattivato se il GAS ha un unico luogo per la distribuzione degli articoli; nel caso invece si attivi questa gestione è necessario riavviare il software (uscire e ricollegarsi). Questa funzione può essere utilizzata anche per altri scopi, per esempio per suddividere la gestione di gruppi molto grandi in sottogruppi; con la sua attivazione, infatti, in molte finestre appare un filtro in più per ottenere la visualizzazione dei soli utenti aventi un determinato luogo di consegna (ovvero appartenenti ad un certo sottogruppo). I vari luoghi di consegna (o sottogruppi) vanno caricati in "Ordini | Luoghi di consegna".
- Gestione cassa comune: vedere capitolo dedicato
- Num. decimali prezzi: consente di specificare il numero di decimali desiderati nella rappresentazione dei prezzi; il valore predefinito è 2, ma si può rendere necessario aumentarlo anche a 3 o più
- Ordine minimo [euro]: possibilità di impostare l'importo minimo dell'ordine, al di sotto del quale appaiono varie segnalazioni all'utente, anche tramite posta elettronica; si tratta di un'opzione per scoraggiare gli ordini troppo esigui, ma senza impedirli del tutto; lasciare a 0 (zero) per non avere questa gestione
- Tipo gestione prezzi: ci sono al momento tre possibilità, ovvero
- prezzo di vendita uguale a quello di acquisto dal fornitore: la modalità più usuale
- maggiorazione fissa per ogni ordine: i prezzi di acquisto e vendita rimangono uguali, ma all'atto dell'ordine dell'utente viene aggiunto un importo fisso (da specificare più sotto)
- maggiorazione percentuale su ogni articolo: il prezzo di vendita viene maggiorato in base ad una percentuale (da specificare più sotto); fare attenzione che se sono già presenti articoli nel listino, i loro prezzi non vengono ricalcolati
- Solitamente una maggiorazione (fissa o percentuale) viene introdotta da alcuni GAS per coprire le spese di gestione del gruppo.
- Sito web: è quello a cui punta il link al piede di ogni pagina
- Notifiche automatiche agli utenti:
- Apertura ordine (referenti) e giorni di anticipo: se attivata, ogni volta che si apre un periodo d'ordine, GestiGAS invia tramite posta elettronica un messaggio di avviso ai referenti per ricordare loro di aggiornare listini e disponibilità degli articoli; nel campo seguente viene visualizzata la data dell'ultimo invio effettuato.
- Apertura ordine (utenti): se attivata, ogni volta che si apre un periodo d'ordine, GestiGAS invia un messaggio di avviso a tutti gli utenti iscritti; nel campo seguente viene visualizzata la data dell'ultimo invio effettuato.
- Chiusura ordine (utenti) e giorni di anticipo: come sopra ma relativamente alla data di chiusura dell'ordine; in tal caso si devono anche specificare i giorni di anticipo rispetto alla scadenza (predefiniti sono 3).
-
Lista della spesa alla chiusura dell'ordine: come sopra nel senso che il giorno successivo alla chiusura, GestiGAS invierà ad ogni utente un messaggio contenente la propria lista della spesa(funzionalità in via di sviluppo). - Movimenti cassa (cassiere): invio notifiche al cassiere relative a movimenti da validare (vedere funzionalità "cassa comune").
Caricare i fornitori
Richiamare la finestra con il comando "Anagrafiche | Fornitori".
Per caricare un nuovo fornitore premere il primo bottone della barra degli strumenti in alto (Inserisci un nuovo elemento): i campi sotto la griglia vengono svuotati per poter accogliere i dati del nuovo fornitore; solo quelli in grassetto sono obbligatori.
In "Codice" il programma propone un codice univoco, che se non è di gradimento, deve essere modificato subito perchè in seguito non lo si potrà più fare. Completare i restanti campi.
Al termine confermare l'operazione di inserimento premendo il secondo bottone con l'icona del dischetto (Conferma e memorizza), oppure annullare premendo il terzo con l'icona della freccia gialla (Annulla l'operazione).
Assegnare i referenti
Richiamare la finestra con il comando "Anagrafiche | Referenti/Fornitori".
Per assegnare una nuova relazione premere il primo bottone della barra degli strumenti in alto (Inserisci un nuovo elemento) e poi selezionare la giusta coppia referente/fornitore.
Al termine, confermare l'operazione di inserimento premendo il secondo bottone con l'icona del dischetto (Conferma e memorizza), oppure annullare premendo il terzo con l'icona della freccia gialla (Annulla l'operazione).
Per modificare una relazione già presente occorre prima spostarsi su di essa mediante i bottoni avanti/indietro presenti sulla barra degli strumenti in alto, oppure facendo clic sulla griglia se questa già vi compare. Una volta selezionata effettuare la modifica dei dati e poi confermare l'operazione premendo il secondo bottone con l'icona del dischetto (Conferma e memorizza), oppure annullare premendo il terzo con l'icona della freccia gialla (Annulla l'operazione).
Per eliminare una relazione fornitore/referente premere il quarto bottone con l'icona della X rossa (Elimina l'elemento corrente) dopo averlo selezionato come per la modifica.
Modificare le categorie merceologiche
Il sistema con cui suddividere gerarchicamente i vari articoli è a due livelli: categorie e sottocategorie.
Le categorie predefinite proposte da GestiGAS dopo la sua installazione, sono le seguenti:
- Pasta
- Pasta di semola: bianca
- Pasta di semola: semintegrale
- Pasta di semola: integrale
- Pasta di farro
- Psta all'uovo
- Altre paste
- Prodotti da forno
- Biscotti
- Crackers
- Fette biscottate
- Altri prodotti da forno
- Farine e cereali
- Farina di grano: bianca
- Farina di grano: semintegrale
- Farina di grano: integrale
- Altre farine
- Cereali in chicchi
- Cereali in fiocchi
- Cereali soffiati
- Cereali tostati
- Muesli
- Frutta e verdura
- Agrumi
- Altra frutta e verdura
- Bevande
- Liquori
- Succhi di frutta
- Vino
- Altre bevande
- Altri prodotti alimentari
- Caffè, the e tisane
- Cioccolato e cacao
- Dolcificanti
- Formaggi e latticini
- Legumi
- Marmellate, confetture, mostarde
- Miele e prodotti dell'alveare
- Olio
- Prodotti senza glutine
- Riso
- Seitan, tofu e alghe
- Spezie
- Varie
- Detersivi
- Bucato a mano e in lavatrice
- Stoviglie
- Igiene casa
- Igiene personale
- Saponi liquidi
- Saponi solidi
- Capelli
- Denti
- Viso e labbra
- Corpo
E' possibile intervenire per aggiungere nuove categorie, modificarle o anche per eliminare quelle che sicuramente non serviranno. Utilizzare a tale scopo i comandi "Categorie" e "Sotto-categorie" presenti nel menu in alto "Articoli". Solo l'amministratore può intervenire su categorie e sottocategorie.
Determinare i periodi d'ordine
Prima dell'apertura di un ordine è compito del referente compiere eventuali aggiornamenti al listino degli articoli, mentre una volta che l'ordine prende avvio, è sconsigliato eseguire delle modifiche in quanto potenzialmente alcuni utenti potrebbero già aver messo in ordine qualcosa.
Per caricare i periodi d'ordine si accede alla relativa finestra dal menu "Ordini | Periodi ordini". Vengono elencati i periodi eventualmente già presenti e, sotto, la vista di dettaglio per aggiungere o modificare.
L'intervallo di date che definiscono il periodo d'ordine può:
- ripetersi ogni anno: in tal caso impostare "Ricorsivo" su "Si" (l'anno delle due date impostate perde di significato ed è ininfluente)
- essere occasionale: caricare semplicemente le sole date iniziale e finale
Esempio 1: per il fornitore di detersivi Tizio, gli ordini vengono sempre inoltrati due volte l'anno, i primi giorni di aprile e i primi di ottobre; si vuole consentire l'effettuazione dell'ordine da parte degli utenti GAS nelle due settimane precedenti; basterà quindi caricare due righe, con lo stesso fornitore Tizio, le date interessate (prima riga con dal 15 al 31 marzo e seconda riga con dal 15 al 30 settembre, l'anno non è importante) ed impostare per entrambe "ricorsivo" su "si".
Esempio 2: acquisto occasionale di riduttori di flusso, con ordine da inoltrare i primi di giugno; si vuole consentire di raccogliere le prenotazioni da parte degli utenti GAS per un periodo di almeno un mese; basterà quindi caricare una riga con il fornitore di riduttori di flusso, intervallo di date dall'1 al 31 maggio dell'anno corrente ed impostare "ricorsivo" su "no".
- E' attualmente (gennaio 2012) in via di sviluppo una nuova e più funzionale gestione dei periodi d'ordine, pertanto la presente finestra subirà a breve una trasformazione radicale.
Come gestire gli Utenti
Modificare il profilo degli iscritti
Oltre all'eliminazione definitiva di un determinato utente, c'è anche la possibilità di disabilitarne uno temporaneamente tramite il campo "Stato": un utente registrato, ma "disabilitato", non può collegarsi a GestiGAS e quindi non effettuare alcun ordine.
Iscrivere e abilitare nuovi aderenti
Per i nuovi aderenti ci sono due possibilità:
- invitarli a richiedere la registrazione dalla pagina iniziale di accesso e poi limitarsi ad abilitarli, oppure
- iscriverli manualmente
La prima è adatta nella fase iniziale, quando ci si trova a dover caricare tutti gli aderenti al GAS, mentre la seconda è indicata quando ne dobbiamo aggiungere un numero limitato.
Abilitare un aderente che ne aveva fatto richiesta
Quando un aderente al GAS (o un aspirante tale) esegue la richiesta di abilitazione per accedere al gestionale dalla pagina iniziale di accesso, l'amministratore ne viene informato tramite un messaggio e-mail. Per farlo, l'aderente deve aver compilato i suoi nome e cognome, oltre all'indirizzo e-mail.
A questo punto l'amministratore può abilitare il richiedente richiamando il comando "Utenti" presente nel menu "Anagrafiche"; scorre l'elenco degli iscritti ed effettua l'abilitazione modificando il valore del campo "Stato" da "In attesa" ad "Abilitato".
Iscrivere manualmente un nuovo aderente
Richiamare il comando "Utenti" presente nel menu "Anagrafiche". Nella finestra che si apre premere la prima icona in alto a sinistra "Inserisci nuovo elemento"; compilare la scheda almeno con i dati minimi obbligatori, quelli in grassetto (la descrizione può corrispondere al nome e cognome), lasciare il tipo accesso "Utente" e assegnare lo stato "Abilitato"; infine salvare i dati premendo l'icona in alto del dischetto (Conferma e memorizza).
La cassa comune
Per l'uso bisogna anzitutto abilitare la funzione tra le opzioni del programma ("Strumenti | Preferenze") e poi attribuire la qualifica di "cassiere" ad almeno un utente. Per evitare di far svolgere a quest'ultimo tutto il lavoro di inserimento dei dati, i movimenti di ricarica del conto possono anche essere eseguiti direttamente dai singoli soci, ma in tal caso vengono contrassegnati come da validare. Una notifica di posta elettronica avvisa il cassiere di questi movimenti in attesa. Ovviamente dopo la validazione, il normale utente non può più modificare niente; inoltre, entrando nella finestra di gestione (menu "Strumenti | Gestione cassa"), amministratori e cassieri possono osservare tutti i movimenti, mentre i normali utenti solo i propri. Nella stessa finestra si può anche controllare il saldo e restringere l'intervallo di date mediante un filtro iniziale.
Il saldo personale si controlla anche nella finestra iniziale di GestiGAS ed in quella di ordine personale in modo che sia facile confrontare il credito disponibile con quanto si sta spendendo. Tramite l'opzione da attivare in "Strumenti | Preferenze", è possibile addirittura impedire che l'utente ordini articoli per un importo superiore a quello di cui dispone nella cassa comune.
Ricordare che i movimenti di uscita devono essere inseriti in negativo (col segno meno davanti).
Opzioni esportazioni PDF
L'impostazione predefinita prevede:
- Consegna a utente: Fornitore | Q.tà | Descrizione articolo | Prezzo unitario | Importo totale
- Ordine a fornitore: Q.tà | Descrizione | Prezzo unitario | Importo totale
Operazioni periodiche
Alcune funzionalità del programma (notifiche automatiche di apertura e chiusura ordini, mailing-list ecc.), hanno bisogno di essere "sollecitate" periodicamente, ovvero occorre che vengano eseguite almeno una volta al giorno od ogni ora (si veda il relativo capitolo nel manuale d'installazione GestiGAS.
Per forzare il richiamo di queste funzionalità periodiche è sufficiente fare clic sulla voce di menu "Strumenti | Operazioni Periodiche".
Appendici
Licenza software "Progetto e3g"
Questo programma è software libero; è lecito redistribuirlo o modificarlo secondo i termini della Licenza Pubblica Generica GNU come pubblicata dalla Free Software Foundation; o la versione 2 della licenza o (a propria scelta) una versione successiva.
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